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Quels sont les avantages d’un logiciel douane pour les vins et alcools ?
Garantir la conformité règlementaire avec les douanes
La comptabilité matières est un système d’organisation obligatoire dans lequel les flux physiques et opérations génèrent un stock de produits en droits indirects suspendus et/ou en droits indirects acquittés. Susceptible d’évoluer à tout instant, la règlementation sur les échanges douaniers est complexe : les références sont nombreuses, les textes sont compliqués avec des renvois à d’autres textes, à des exceptions. D’autant plus que la Douane fait évoluer ses pratiques et règlements pour plus de sécurité et de dématérialisation avec Gamma 2.
Les entrepositaires agrées ont parmi leurs obligations de :
- Tenir une comptabilité matières conforme
- Faire circuler selon les cas, les alcools et boissons alcooliques sous couvert des documents appropriés
- Déposer une Déclaration Récapitulative Mensuelle (DRM)
- Déposer la Déclaration Annuelle d‘Inventaire (DAI)
- Pouvoir justifier tout mouvement d’entrées et sorties dans l’entrepôt
- Se soumettre aux vérifications des services des Douanes
- Détenir une caution solidaire
Il revient aux Responsables douanes de s’assurer du respect de ces obligations et de la conformité règlementaire.
Un logiciel douanier intègre les réglementations en vigueur et les mises à jour législatives, ce qui permet de s’assurer que les déclarations sont conformes aux exigences nationales et internationales, réduisant ainsi les risques de pénalités. Par son utilisation, les déclarants minimisent le risque de litige sur le volet de la conformité. En revanche, la qualité des informations saisies leur incombe.
Comme d’autres solutions règlementaires, iDRegiFlow est certifié pour les échanges EDI des documents de circulation avec la douane.
Alléger les tâches administratives
Les obligations déclaratives manuelles peuvent être longues et fastidieuses. Les logiciels de comptabilités matières sont pensés pour faire gagner du temps aux services douanes des entrepositaires agréés (logisticiens, domaines viticoles, négociants, producteurs de spiritueux). Les automatisations des procédures douanières limitent les erreurs et permettent de gagner en efficacité. Les solutions règlementaires peuvent proposer par exemple :
- La transmission automatisée
- Des tableaux de bord pour une meilleure supervision de l’activité
- L’intégration automatisée des documents d’accompagnement à partir des bons de livraison et factures
- L’aide à la saisie et au contrôle de cohérence
- Le calcul automatique du montant des taxes et droits d’accises dus
- Le suivi automatisé de l’état de non-apurement
- Des services à forte valeur ajoutée comme un module de BI
L’efficacité d’un logiciel douane passe aussi par sa capacité à traiter des volumes de transactions élevés. L’interface avec une solution amont du type ERP simplifie la gestion des flux de comptabilité matières.
Mais au-delà de l’automatisation des processus, il y a également l’expertise des consultants qui sont là pour accompagner les opérateurs dans la conduite de la stratégie douanière et le respect des bonnes pratiques.
Comment bien choisir un logiciel de comptabilité matières et des échanges douaniers ?
Le choix d’un logiciel douanier est une décision stratégique pour votre entreprise. Voici quelques étapes à suivre pour vous aider à sélectionner la solution la mieux adaptée à vos besoins.
- Définissez vos besoins spécifiques :
✔️ Identifiez les fonctionnalités souhaitées (comptabilité matières, documents d’accompagnement, aide au suivi des pertes, apurement, RFSE etc.)
✔️ Listez les interfaces nécessaires avec les solutions amont
✔️ Mentionnez votre interprofession (CIVB, BNIC, BIVB, IVSO, CIVL…)
- Sélectionnez les logiciels disponibles via des recherches internet ou par le bouche-à-oreille auprès de vos confrères
- Comparez les coûts et les fonctionnalités offertes par chaque solution et leur adéquation avec vos besoins actuels et futurs, mais aussi la formation, le niveau d’expertise et le support client proposé
- Demandez des démonstrations pour évaluer l’ergonomie, la facilité d’utilisation et de prise en main
- Vérifiez la réputation de la solution envisagée via les témoignages disponibles sur leur site et des prises de références auprès des clients.
Et si vous pilotiez vos échanges douaniers en toute simplicité ?
Solution certifiée par les Douanes, iDRegiFlow vous permet d’administrer efficacement vos obligations douanières. Notre nouvelle solution SaaS offre une couverture fonctionnelle 360° de la gestion règlementaire : émission de documents, opérations, gestion des DRM, des inventaires, du suivi des pertes jusqu’à l’analyse avancée de données.
