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Un projet ERP peut s’avérer long et complexe : ne négligez aucune étape, adoptez une approche rigoureuse et méthodologique et constituez une équipe projet avec des rôles et responsabilités clairement assignés.
1️⃣ Analyser et prioriser vos besoins
Avant de commencer à sélectionner des logiciels ERP, l’évaluation des besoins est une étape essentielle. Il est nécessaire de :
• Réaliser une analyse des besoins fonctionnels de votre entreprise
• Référencer les processus métier que vous souhaitez automatiser ou améliorer, tels que la gestion des stocks, la comptabilité matières, les achats, la traçabilité…
• Anticiper les besoins futurs dès le départ pour s’assurer que le système pourra être facilement mis à jour et amélioré
Il est également important d’interroger les parties prenantes de votre entreprise pour comprendre leurs besoins et leurs exigences. Cette implication des collaborateurs est un des facteurs clés de réussite du projet.
Si vous êtes déjà équipé d’une solution de gestion d’entreprise, analysez les fonctionnalités et les performances de votre logiciel actuel pour identifier les besoins mal ou non couverts.
L’analyse des besoins se formalise par la rédaction d’un cahier des charges auquel il est important de porter le plus grand soin.
2️⃣ Estimer le budget et le ROI attendu
Calculer le coût complet d’un ERP n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît.
Fixez un budget réaliste qui intègre l’achat initial du logiciel, mais également les frais de licence/abonnement, de mise en oeuvre, de formation et de maintenance. Pensez également à inclure le coût des ressources humaines à affecter au projet (chef de projets, super-utilisateurs, responsables IT…)
Mesurez l’impact du choix entre une solution SaaS (dépenses en OPEX, c’est-à-dire d’exploitation) et On-premise (dépenses en CAPEX, c’est-à-dire d’investissement) sur le prix et le coût de financement.
Pour bien choisir votre solution de gestion, il est nécessaire de modéliser les bénéfices attendus en analysant le retour sur investissement (ROI).
3️⃣ Préparer le dossier d’appel d’offres
Le dossier d’appel d’offres doit contenir toutes les informations essentielles sur votre entreprise, ses besoins, les délais, les critères de sélection, les modalités de réponse, etc. Pensez à inclure également une présentation de votre entreprise, des interlocuteurs clé. Soyez le plus transparent possible : la pertinence de la démo dépend en partie de la qualité des informations fournies en amont.
4️⃣ Sélectionner les fournisseurs
Pour constituer un premier listing des solutions susceptibles de répondre à vos besoins, vous pouvez faire une recherche internet, consulter des comparateurs en ligne, des recommandations d’experts ou demander des références à d’autres entreprises du secteur des vins & spiritueux.
Cette liste peut prendre la forme d’un classement selon les critères d’évaluation définis en amont du projet (périmètre fonctionnel, technologie proposée, références clients, situation géographique etc.)
5️⃣ Diffuser l’appel d’offres
Envoyez le dossier d’appel d’offres aux éditeurs/intégrateurs sélectionnés et fixez une date limite pour les soumissions.
Si nécessaire, vous pouvez proposer des réunions d’information avec les fournisseurs intéressés pour répondre à leurs éventuelles questions.
6️⃣ Évaluer les offres
Evaluez les offres reçues en fonction des critères définis dans le dossier d’appel d’offres. Pour comparer les différents logiciels de manière objective pour votre entreprise, il est recommandé de mettre en place une matrice d’aide au choix (couverture du périmètre fonctionnel et technique, validation des coûts…). Un comité de sélection permettra une évaluation impartiale et établira la shortlist.
Consultez notre checklist des bonnes questions à se poser pour ne pas passer à coté d’un critère de sélection.
7️⃣ Assister aux démos
Les démonstrations avec les éditeurs short-listés représentent une étape cruciale dans le processus d’appel d’offre pour un ERP. Ces sessions permettent d’évaluer concrètement les fonctionnalités de chaque ERP, la convivialité de l’interface utilisateur, et la capacité du système à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Pendant ces démonstrations, il est essentiel de simuler des scénarios réels basés sur les processus métiers propres à l’organisation, afin de vérifier la flexibilité et l’efficacité des solutions proposées. Les parties prenantes de l’entreprise, incluant les utilisateurs finaux et les décideurs, doivent être présents pour poser des questions pertinentes et donner leur avis.
8️⃣ Vérifier les références
Contactez les clients actuels des éditeurs finalistes pour obtenir un retour d’expérience avec le logiciel ERP et le fournisseur. Leur expérience est précieuse pour connaitre les bonnes pratiques, les difficultés rencontrées, les bénéfices constatés…
9️⃣ Négocier les termes
Une fois que vous avez identifié un ou plusieurs fournisseurs, engagez-vous dans des négociations pour les termes du contrat, y compris les coûts, les délais, les conditions de maintenance et de support, etc.
🔟 Faire un choix
Sur la base de l’évaluation complète des offres et des négociations, choisissez le fournisseur et le logiciel ERP qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre budget. Au-delà du comparatif des différents critères évoqués dans ce guide, la qualité du relationnel est une composante à ne pas négliger : le facteur humain est un élément essentiel de la réussite de votre projet.
Le cahier des charges,
le secret d’un projet ERP réussi
La mise en place d’un projet ERP représente souvent un investissement important pour une entreprise de la filière des vins & spiritueux. Pour s’assurer d’obtenir une solution adaptée, il est fortement recommandé de rédiger un cahier des charges précis et complet. Ce document de référence est votre feuille de route : il est le garant de votre projet et fait office de cadre dans les échanges avec vos prestataires.
Cet outil permet de formaliser les besoins attendus et les particularités de l’entreprise et de les transmettre de façon structurée aux prestataires potentiels. Le cahier des charges intègre notamment :
- La présentation de votre projet, de votre activité et de vos spécificités
- Les objectifs du projet et indicateurs clé
- Une volumétrie : nombre d’articles, nombre de commandes, nombre de mouvements de stock etc.
- Les besoins et fonctionnalités attendues
- L’architecture SI actuelle et les interfaces requises avec vos autres logiciels
- Le nombre d’utilisateurs
- Les délais attendus
- Les choix technologiques envisagés (mode Saas / on-premise)
➡️ Téléchargez notre modèle de cahier des charges spécial vins & spiritueux
